Podstawowym aktem określającym organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy Miłosław jest jego Regulamin Organizacyjny. Obecnie obowiązujący Regulamin został nadany zarządzeniem nr 76/2020 Burmistrza Gminy Miłosław z dnia 25 września 2020 r. i wszedł w życie z dniem 1 października 2020 r. Zmiany do Regulaminu wprowadzone zostały zarządzeniami nr 70/2021 z dnia 29 października 2021 r. i nr 41/2024 z dnia 23 maja 2024 r.
Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Sekretarza, Skarbnika i Zastępcy Skarbnika, poprzez wydawanie zarządzeń, komunikatów (obwieszczeń) oraz poleceń służbowych. Bezpośrednio pracą poszczególnych referatów kierują ich kierownicy. W skład Urzędu wchodzi 5 referatów:
1) Referat organizacyjny i edukacji,
2) Referat spraw obywatelskich, w którego ramach funkcjonuje Urząd Stanu Cywilnego,
3) Referat finansowo-budżetowy,
4) Referat infrastruktury, ochrony środowiska, rolnictwa i leśnictwa, w skład którego wchodzi zespół gospodarczy,
5) Referat rozwoju, kultury, sportu i promocji.
Organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki Urzędu Gminy (jako pracodawcy) i jego pracowników określa Regulamin pracy ustalony zarządzeniem wewnętrznym nr 10/2020 Burmistrza Gminy Miłosław dnia 27 lipca 2020 r. W Urzędzie Gminy obowiązuje następujący czas pracy: w poniedziałki – od 8.00 do 16.00, od wtorku do piątku – od 7.00 do 15.00. Urząd Gminy jako zakład pracy posiada także Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz Regulamin wynagradzania.
W zakresie postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy stosowana jest Instrukcja kancelaryjna określona rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67).
W zakresie rachunkowości w Urzędzie Gminy Miłosław obowiązują zarządzenia Burmistrza Gminy Miłosław: nr 1/2019 z dnia 2 stycznia 2019 r. w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości (zmienione zarządzeniem nr 46/2020 z dnia 12 maja 2020 r.) oraz nr 3/2019 z dnia 2 stycznia 2019 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dowodów finansowo-księgowych. Ponadto w Urzędzie stosowany jest Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych o wartości mniejszej od kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, wprowadzony zarządzeniem nr 11/2025 Burmistrza Gminy Miłosław z dnia 12 lutego 2025 r., a także Instrukcja Udzielania Zamówień Publicznych wprowadzona zarządzeniem nr 10/2025 Burmistrza Gminy Miłosław z dnia 12 lutego 2025 r.
Zasady ochrony przeciwpożarowej w obiekcie Urzędu Gminy reguluje Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego wprowadzona zarządzeniem Nr 13/04 Burmistrza Gminy Miłosław z dnia 21 maja 2004 r.
